Департаменттің құрылымы:

1. Құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімі
2. Архив
3. Музей
4. Секретариат

Департаменттің міндеттері

1. электрондық құжат айналымы және цифрлық технологиялар жүйесі негізінде Университеттің құжаттамалық қамтамасыз ету жүйесін ұйымдастыру, жүргізу және жетілдіру;
2. кіріс, шығыс және ішкі корреспонденцияны тіркеу, есепке алу, бөлу және сүйемелдеу;
3. мемлекеттік органдардың, Университет басшылығының тапсырмаларын, сондай-ақ мемлекеттік және өзге де ұйымдардың, жеке және заңды тұлғалар өкілдерінің сұраныстары мен өтініштерін орындау мерзімдері мен сапасының сақталуына мониторингті, есепке алуды және бақылауды жүзеге асыру;
4. Университет басшылығының азаматтарды және өзге де ұйымдардың өкілдерін жеке қабылдауды ұйымдастыруды үйлестіру;
5. құжаттарды архивтік сақтауды ұйымдастыру, оларды есепке алуды, сақтауды және пайдалануды қамтамасыз ету;
6. Университеттің архивтік құжаттарын есепке алуды, сақтауды, құндылығын сараптауды және пайдалануды қамтамасыз ету, сондай-ақ оларды тұрақты мемлекеттік сақтауға беру;
7. құрылымдық және ведомстволық бағынысты бөлімшелердегі іс жүргізу және архив ісі мәселелері бойынша әдістемелік нұсқау;
8. Қазақстан Республикасының Сыбайлас жемқорлыққа қарсы заңнамасының және Университеттің сыбайлас жемқорлыққа қарсы іс-қимыл саласындағы ішкі құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету;
9. Университет істерінің номенклатурасын жүргізу;
10. Университеттің тарихи мұрасын және отандық денсаулық сақтау тарихы бойынша материалдарды сақтауға жәрдемдесу;
11. білім алушылардың бойында патриотизмді қалыптастыруға және ұлттық медицинаның жетістіктерін құрметтеуге бағытталған көрме, ағарту және тәрбие қызметін ұйымдастыру;
12. Университет басшылығының қызметін ұйымдастырушылық және құжаттамалық қамтамасыз ету.

Департамент атқаратын қызметтер

• ӘД жалпы қызметтері:

Университетте әкімшілік басқарудың және құжат айналымының бірыңғай жүйесін ұйымдастыру;

құрылымдық бөлімшелердің «С.Ж. Асфендияров атындағы ҚазҰМУ» КЕАҚ құжаттау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалану қағидаларын (бұдан әрі — Қағидалар) сақтауын бақылау;

Университеттің стратегиялық бағыттары мен даму бағдарламаларын іске асыруға жәрдемдесу;

әкімшілік үдерістер мен құжат айналымын жетілдіру бойынша ұсыныстар дайындау;

іс жүргізу және архивтік іс мәселелері бойынша құрылымдық бөлімшелерді әдістемелік сүйемелдеу;

Қазақстан Республикасының Сыбайлас жемқорлыққа қарсы заңнамасының және Университеттің сыбайлас жемқорлыққа қарсы іс-қимыл саласындағы ішкі актілерінің сақталуын қамтамасыз ету;

Университеттің сапа менеджменті жүйесі мен ішкі нормативтік құжаттарының талаптарын сақтауды қамтамасыз ету;

Университеттің сыбайлас жемқорлыққа қарсы саясатын сақтау және сапа менеджменті жүйесін жетілдіруге қатысу;

Университеттің аппараттық кеңестерін ұйымдастыру, хаттамаларды ресімдеу.

• Құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімінің функциялары:

Университеттің құрылымдық бөлімшелерінде іс жүргізуді ұйымдастыру және жүргізу, Ереженің сақталуын бақылау;

мемлекеттік органдар мен Университет басшылығының тапсырмаларының, сондай-ақ мемлекеттік және өзге де ұйымдардың сұраныстары мен өтініштерінің орындалуын бақылауды қамтамасыз ету;

жеке және заңды тұлғалар өкілдерінің жазбаша және ауызша өтініштерін есепке алуды және олардың орындалуын бақылауды қамтамасыз ету;

«ҚБП» белгісі бар құжаттарды қоса, ақпаратты қорғау режимін қамтамасыз ету;

Университет басшылығының азаматтарды қабылдау кестесін әзірлеу және жеке қабылдауға жазылу;

Университет басшылығының азаматтарды қабылдауын ұйымдастыру және өткізу, күн тәртібін дайындау және хаттамаларды ресімдеу;

азаматтарды жоғары тұрған мемлекеттік органдарға қабылдау туралы мәліметтерді жинау және ұсыну;

Университет істерінің номенклатурасын жасау;

құрылымдық бөлімшелерге құжаттарды орындау мерзімдері туралы электрондық ескертулерді уақтылы жіберу және мониторинг жүргізу.

• Архив:

Университет архивін қалыптастыру, жүргізу және есепке алу;

тізімдеме жасау, құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу, архивтік құжаттарды цифрландыру;

істерді архивке қабылдау, мемлекеттік сақтауға беру, сақтау мерзімі өткеннен кейін құжаттарды жою;

мемлекеттік және өзге де ұйымдардың, жеке және заңды тұлғалар өкілдерінің сұраныстары бойынша архив анықтамаларын, үзінділерді, архив құжаттарының көшірмелерін дайындау және беру;

архивте құжаттардың ресімделуін нормативтік талаптарға сәйкестігін бақылау.

• Музей:

Университеттің тарихи мұрасын және отандық денсаулық сақтау тарихы бойынша материалдарды сақтау;

музей қорын есепке алу және жүйелеу, көрмелер мен ағарту қызметін ұйымдастыру;

Университет пен ұлттық медицина жетістіктерін дәріптеуге бағытталған көрмелер, экспозициялар мен ағарту іс-шараларын ұйымдастыру және өткізу;

белгіленген тәртіп шеңберінде Университеттің білім алушыларының, қызметкерлері мен келушілерінің музей материалдары мен экспонаттарына қол жеткізуін қамтамасыз ету.

• Секретариат:

Университет басшылығының қызметін ұйымдастырушылық және құжаттамалық қамтамасыз ету;

кеңестерді, отырыстарды, кездесулерді дайындау;

азаматтар мен ұйымдардың өкілдерін жеке қабылдауды ұйымдастыру, қабылдау қорытындылары бойынша тапсырмалардың орындалуын есепке алу және бақылау;

басшылықтың құжаттары мен тапсырмаларының орындалуын бақылауды жүзеге асыру;

Университет басшылығының құрылымдық бөлімшелермен, мемлекеттік органдармен және басқа да ұйымдармен өзара іс-қимылын үйлестіру.